Mon compte email : choisir POP ou IMAP ?

Lorsque vous créez un nouveau compte de messagerie dans votre logiciel habituel (Thunderbird, Outlook, Mail,...) celui-ci vous demande, à un moment ou à un autre, de choisir, pour les messages "entrants", entre les protocoles POP3 ou IMAP. Si, comme moi, vous êtes un utilisateur de longue date de la messagerie électronique, votre premier réflexe sera sans doute de choisir l'option POP3. De fait, il est le protocole de courriel le plus ancien et le plus familier. Mais est-ce encore le bon choix ?

En réalité il n'y a pas de bon ou de mauvais choix. POP3 et IMAP ont tous les deux des avantages et des inconvénients mais, surtout, deux modes de fonctionnement tout à fait différents. Il est donc important de comprendre ces différences pour choisir celui qui correspond le mieux à notre utilisation. C'est ce que je me propose de faire dans cet article.

Le protocole POP

Le POP, acronyme de Post Office Protocol, est le protocole de messagerie le plus ancien. La version utilisée aujourd'hui étant la 3, on parlera donc de "POP3" (ou de "POP3S" pour sa version sécurisée). Il permet de récupérer vos emails sur votre serveur de messagerie, c'est-à-dire le serveur de votre hébergeur (si vous avez des boîtes emails liées à un site Internet) ou celui de votre fournisseur d'accès Internet (s'il s'agit d'un compte personnel, lié à votre abonnement à l'accès Internet).

Pour lire ces courriels, vous avez besoin d'un logiciel, appelé "client de messagerie". Il en existe des gratuits, comme Thunderbird (en Open Source), intégré à votre système opérateur, comme Mail (sur MacOS et iOS) et Courrier (sur Windows 10) ou payants, comme Outlook (plutôt réservé à un usage professionnel et faisant partie de la suite Office de Microsoft). Par défaut, lorsque vous relevez votre courrier depuis le client de messagerie, celui-ci se connecte au serveur, s'authentifie, télécharge les emails dans la boîte de réception du logiciel, puis les efface du serveur.

Avantages

• L'utilisation d'un logiciel de messagerie, surtout s'il est intégré dans une suite bureautique, permet de bien gérer ses emails et le temps de connexion au serveur est court, donc cela fonctionne bien, même avec une connexion Internet lente.
• Dans le cas d'un changement de serveur de messagerie, par exemple quand vous changez d'hébergeur ou de FAI, la migration se déroulera très facilement puisque tous les messages se trouvent sur votre ordinateur. Il suffit de modifier les données de connexion dans les paramètres du compte pour continuer à recevoir les emails.

Inconvénients

• Une fois les messages reçus téléchargés, ceux-ci ne sont plus présents sur le serveur à la connexion suivante. Si vous utilisez plusieurs ordinateurs pour lire votre courrier, par exemple sur un poste fixe au bureau et sur un portable à la maison, la réception des messages s'effectuant sur la base du "premier arrivé, premier servi", vous aurez une partie des messages sur une machine et une partie sur l'autre. En ce qui concerne les messages envoyés, une copie de chacun d'eux est sauvegardée dans un dossier présent sur la machine qui a procédé à l'envoi. Ici aussi, en cas d'utilisation de plusieurs ordinateurs, il y aura dispersion des messages.
• De plus, comme les emails ne sont sauvegardés que sur votre ordinateur, en cas de panne ou de vol de celui-ci, vous perdez tous vos messages, reçus et envoyés.

Améliorations possibles

Il est possible de remédier en partie aux inconvénients du protocole POP en modifiant la configuration du compte pour conserver les messages sur le serveur pendant une durée librement paramétrable : cela peut aller de quelques jours, le temps d'être sûr de relever le courrier sur les différentes machines, à une durée illimitée, ce qui joue alors le rôle de sauvegarde au cas où quelque chose arrivait à votre ordinateur. 

Attention cependant que ce dernier point ne vaut que pour les messages reçus, ceux envoyés ne se trouvent pas sur le serveur et doivent donc faire partie de la sauvegarde régulière que vous faites de l'ensemble de vos données. Car vous faites une sauvegarde régulière de vos données, n'est-ce pas ? 

Le fait de laisser les messages reçus sur le serveur ne résout pas non plus le problème de dispersion des emails envoyés depuis plusieurs appareils.

Le protocole IMAP

l'IMAP, acronyme de Internet Message Access Protocol permet d'accéder directement aux messages qui se trouvent sur le serveur de messagerie. De ce fait il fonctionne à l'opposé du protocole POP puisqu'il conserve, par défaut, tous les emails sur le serveur.

Pour lire les messages, vous pouvez utiliser les mêmes clients de messagerie mentionnés plus haut et/ou ce qu'on appelle un "Webmail", c'est-à-dire un logiciel de messagerie accessible via un navigateur Internet. Les Webmails les plus connus sont probablement GMail et Yahoo Mail, mais il en existe d'autres, en Open Source : le vieillissant Squirrel Mail ou le très pratique Roundcube. C'est ce dernier que nous mettons à la disposition de nos clients dans le cadre de notre offre d'hébergement spécialisé Joomla!. Enfin, il en existe également pour les appareils mobiles, que ce soient des versions "mobiles" des clients existants pour PC, comme GMail ou Mail, ou des apps uniquement destinées aux tablettes et smartphones, comme Aqua Mail (pour Android) ou Spark (pour iOS).

Avantages

• Comme les emails restent sur le serveur de messagerie, vous pouvez les consulter depuis plusieurs ordinateurs différents en ayant accès à l'ensemble des données. De plus, comme il y a synchronisation entre le serveur et le client de messagerie, les copies de tous les messages envoyés se trouvent également sur le serveur et sont accessibles depuis n'importe quelle machine ou depuis le Webmail. Notez toutefois que cette synchronisation joue entre toutes les machines : si vous effacez un message sur l'une d'entre elle (par exemple sur votre smartphone, pour "faire de la place"), celui-ci disparaîtra également des autres ordinateurs.
• Le serveur fait office de copie de sauvegarde : il suffit de re-créer le compte dans n'importe quelle machine pour récupérer tous les emails, envoyés et reçus. En fonction du nombre de messages et de la vitesse de votre connexion Internet, cette opération peut durer entre quelques secondes et plusieurs heures.
• Si vous voyagez beaucoup sans avoir toujours avec vous un ordinateur ou un mobile, avoir accès via le Webmail, dans un cybercafé, à tous vos messages est un avantage très appréciable.

Inconvénients

• Pour fonctionner correctement, vous avez besoin d'être connecté en permanence à Internet. C'est indispensable si vous utilisez un Webmail, puisque l'utilisation passe par un navigateur Internet. Cependant, si vous utilisez un client de messagerie, vous pourrez consulter tous vos emails puisqu'une copie se trouve sur votre machine.
• Avec une utilisation régulière et de longue durée, tous les messages conservés sur le serveur finissent par occuper une place considérable sur votre espace d'hébergement, qui est probablement limité. Vous risquez alors un rappel à l'ordre de votre hébergeur.
• En cas de changement de serveur de messagerie, le "déménagement" ne se fera pas aussi facilement qu'avec un compte POP. Vous devrez sans doute faire appel à un "déménageur" professionnel (tel que ... votre serviteur) pour réaliser cette opération délicate. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'une intervention.

Améliorations possibles

Pour éviter de laisser grossir sans limites vos dossiers d'emails, vous pouvez adopter les mesures suivantes :

• Videz régulièrement la corbeille de chaque compte. Par défaut, votre client mail conserve les messages dans la corbeille jusqu'à ce que vous les effaciez vous-mêmes. Vous pouvez automatiser cette opération en faisant en sorte de vider la corbeille chaque fois que vous quittez le logiciel.
• Plus que probablement, vous avez un dossier "Indésirables" (ou un vocable similaire). Pensez également à le vider régulièrement, peut-être en y conservant pendant une certaine période les messages afin de pouvoir y retrouver un courriel important qui s'y serait égaré.
  
• Vous pouvez aussi créer des "dossiers locaux" et y transférer (pas les copier !) vos messages. De cette façon, ils seront retirés du serveur et conservés dans l'ordinateur où a été créé le dossier local. Cela diminuera d'autant la taille des fichiers sur le serveur mais vous perdrez l'avantage principal de l'IMAP puisque ces dossiers locaux ne sont pas accessibles à vos autres appareils. De plus se repose le souci de faire des backups réguliers. C'est toutefois une solution à envisager pour archiver des messages vraiment anciens. Qui lit encore régulièrement ses emails d'il y a 5 ans ?
• Enfin une solution radicale consiste à configurer un effacement automatique des emails, soit quand ils arrivent à un nombre déterminé, soit quand il ont dépassé un certain âge. Mais c'est un réglage à choisir avec prudence.
  

En conclusion

Après lecture de ce qui précède et en fonction de votre utilisation personnelle vous avez peut-être opéré votre choix. N'oubliez pas cependant que les deux protocoles sont incompatibles et qu'un compte existant ne peut pas être "converti" d'un mode à l'autre. Vous devez d'abord re-créer le compte avec le nouveau protocole, puis désactiver l'ancien compte. Les procédures varient suivant le client de messagerie utilisé et suivant que vous allez de POP à IMAP ou l'inverse. Comme pour toutes les opérations délicates, faites une sauvegarde avant toute chose et si cela semble trop compliqué, faites appel à un professionnel.